Constitution
of the
Name: Central European Association for Canadian Studies
(in French: L'Association d'Etudes Canadiennes en Europe Centrale; in Czech: Středoevropská asociace kanadských studií) - hereafter "the Association"
Seat: Arna Nováka 1, 602 00 Brno, the Czech Republic
Status of the organization: The Association is an international non-governmental organization operating in the Czech Republic and other countries in accordance with their judicial codes.
2.1 The basic aims of the Association are:
a) to support and encourage Canadian Studies (i.e. studies relating to Canada) in the countries of the Central European region, interpreted for these purposes to mean the Czech Republic, Slovakia, Hungary, Slovenia, Croatia, Serbia, Montenegro, Bosnia and Herzegovina, Romania and Bulgaria (hereinafter "the region");
b) to encourage regional cooperation in such studies, and seek to promote active cooperation with organizations interested in Canadian Studies in other countries.
2.2 To this end, the Association shall:
a) hold a conference at least once every three years as well as other meetings of its members;
b) maintain a Website and publish a journal at regular intervals;
c) develop programmes appropriate for the development of Canadian Studies in the region;
d) initiate and deepen cooperation with similar organizations in the Czech Republic,
the Central European region and elsewhere.
3.1. Membership in the Association shall be open to teachers, researchers, students and other individuals with an active interest in Canadian Studies, whether from the Central European region or elsewhere; in the latter case, they shall be considered "international members".
3.2 Membership in the Association shall be voluntary; a member of the Association may also be a member of other specialized associations, clubs and societies.
3.3 Membership in the Association derives from completion of a membership application and payment of the appropriate fee as determined by the General Meeting of the Association.
3.4 Membership in the Association shall be terminated:
a) on the basis of written notice submitted by a member to the Executive Committee of the Association;
b) through expulsion for failure to fulfil the duties of a member arising from the Constitution of the Association or a resolution of the General Meeting, with the Executive Committee of the Association being the body responsible for making such a decision;
c) through death;
d) through the dissolution of the Association.
4.1 Among the basic rights of members of the Association are the following:
a) to take part in events organized by the Association;
b) to vote in elections, and be elected, to official bodies of the Association;
c) to contribute through the expression of his/her opinions and comments to the work carried out by the Association.
4.2 Among the duties of members of the Association the most important are the following:
a) to pay his/her membership fee to the full amount and by the deadline determined by the General Meeting;
b) to take part in events organized by the Association;
c) to bear in mind the good name of the Association and help it to fulfil the goals it was established to achieve.
5.1 The General Meeting
5.2 The Advisory Board
5.3 The Executive Committee
5.4 The President of the Association
6.1 The General Meeting is the highest official body of the Association and is composed of all the members of the Association. A minimum of one-third of all members coming together at one particular time shall constitute a quorum. Should a quorum not be gathered within an hour of the appointed beginning of the meeting, the members present shall be deemed sufficient to form a quorum. All duly registered members of the Association have the right to vote at a General Meeting.
6.2 A General Meeting of the Association shall be held every third year, normally as part of the triennial conference. Notice of a General Meeting shall be given at least two months in advance by the President of the Association.
6.3 An extraordinary General Meeting may be convened at the request of a majority of the members of the Executive Committee or of the Advisory Board, or of one-fifth of the members of the Association. Notice of an extraordinary General Meeting shall be given at least two months in advance.
6.4 The President of the Association, or in his/her absence the Vice-President, shall preside at all sessions of a General Meeting.
6.5 Any matter before a General Meeting shall be decided by a simple majority of the votes cast thereon, with the President abstaining. In case of a tie, the President has the casting vote.
6.6 To inspect the finances of the Association, two auditors shall be elected by the General Meeting. At least once a year the accounts of the Association shall be audited. An auditors' report shall be presented at the General Meeting. Members of the Executive Committee are not eligible for election as auditors.
7.1 There shall be an Advisory Board to oversee the administration by the Executive Committee of the affairs of the Association.
7.2 The Advisory Board shall consist of the President of the Association plus one representative from each country/set of countries in the region (the "national/multinational chapter"), with the proviso that a country/set of countries must have at least seven dues-paying members involved in teaching or doing research in Canadian Studies in order to quality for representation on the Advisory Board. A majority of the representatives of each country/set of countries shall constitute a quorum.
7.3 Duly registered members in each country/set of countries shall choose their representative themselves.
7.4 Members of the Advisory Board shall hold office for a term of three years. Re-election is possible. Each country/set of countries shall determine whether its representative on the Advisory Board is eligible for more than a three-year term.
7.5 If the representative for a country/set of countries is unable to complete his or her three-year term of office, the country/set of countries in question shall fill that vacancy by selecting a new representative through a process in which every dues-paying member from that country/set of countries is able to vote.
7.6 Upon the wish of one-third of the members of a national/multinational chapter, as expressed to the Executive Committee, the dues-paying members of that country/set of countries may vote to replace their representative on the Advisory Board.
7.7 There shall be at least one meeting per year of the Advisory Board, at a place and time to be determined by the President or the Executive Committee, provided that two months written notice of such meeting shall be given to each member of the Advisory Board. The members of the Executive Committee are entitled to participate in, but not vote at, the meetings of the Advisory Board.
7.8 It is at the discretion of the Advisory Board to admit representatives of additional national/multinational chapters to its membership.
8.1 The day-to-day business of the Association shall be dealt with by an Executive Committee consisting of five members, four regular voting members and the editor of the Central European Journal of Canadian Studies, who is a non-voting member. One of the regular members of the Executive Committee shall be the President of the Association.
8.2 The President of the Association, who is one of the four regular members of the Committee, and the other three regular Executive Committee members shall be elected at a General Meeting of the Association. The four regular members of the Executive Committee must come from different chapters. Each national/multinational chapter, consisting of the dues-paying members from a particular country/set of countries, may nominate one person for a regular position on the Executive Committee. This must be done a least two months before the General Meeting at which the election of the new Executive Committee will take place. It is up to each national/multinational chapter to decide on the method of selecting its candidate.
8.3 The four members elected to the new Executive Committee at the General Meeting shall select from their number the Vice-President, Secretary and Treasurer. The President of the Association shall serve as Chairperson of the Executive Committee.
8.4 The Executive Committee shall select the editor of the Central European Journal of Canadian Studies.
8.5 All members of the Executive Committee shall serve for a term of three years. They shall be eligible for re-election.
8.6 If a vacancy arises in the Executive Committee before the expiration of a member's term, the national/multinational chapter of that member's country/set of countries will select a new member to fill the vacancy from among the dues-paying members from that country. In the case of the editor of the Central European Journal of Canadian Studies, the new editor will be chosen by the Executive Committee.
8.7 The Secretary shall keep records of proceedings and act as membership secretary .The Treasurer shall keep accounts.
8.8 The Executive Committee shall meet according to need, but at least once a year. Three committee members constitute a quorum.
8.9 The main tasks of the Executive Committee are:
a) to prepare a report of the activities of the Association for the General Meeting;
b) to draw up a budget proposal;
c) to be responsible for the finances of the Association.
9.1 All the dues-paying members from a particular country/set of countries shall form a "national/multinational chapter".
9.2 Each national/multinational chapter shall be free to arrange conferences, meetings, seminars, lectures and other activities in the field of Canadian Studies.
9.3 The national/multinational chapters shall keep the Executive Committee informed of all their activities; this shall be done by a member entrusted with doing so by a majority of the members of the national/multinational chapter.
9.4 Each national/multinational chapter shall operate according to internal regulations based on and in line with this constitution; these shall be adopted by a vote of the members of the national/multinational chapter. A simple majority of the votes of the members of the individual national/multinational chapter is sufficient for their adoption.
10.1 The legal existence of the Association shall date from the granting of registration permission by the Ministry of the Interior of the Czech Republic.
10.2 The termination of the existence of the Association shall result from a motion to that affect at the General Meeting being passed by a two-thirds majority of all members present. This may take the form of the Association being voluntarily dissolved or of amalgamation with another association. Should the General Meeting decide to terminate the existence of the Association, it shall name as receiver the Executive Committee, which shall proceed according to special regulations.
10.3 The Association may also be dissolved on the basis of a legally valid decision by the Ministry of the Interior to withdraw its registration permit. In this case, an individual named by the Ministry shall act as receiver.
11.1 The Association is an independent legal entity that finances its activities through membership fees as well as financial contributions and gifts from natural persons and other legal entities.
11.2 The financial management of the Association is the responsibility of its Treasurer, who is guided by general legal regulations. Among his duties is that of making regular reports on the financial state of the Association to the Executive Committee.
12.1 These articles may be amended by a simple majority of members present at a ¬General Meeting, due notice of the proposed amendment having been given to all members at least six weeks in advance.
12.2 This Constitution is written in the Czech language and comprises five pages; for the needs of the national/multinational chapters it also exists in English and French versions.
de l'Association d'Etudes Canadiennes en Europe Centrale
1. Dénomination, siège social et situation de l'organisation
(ci-après « l'Asociation »)
Siège social: Brno, Arna Nováka 1, Code postal 602 00
Situation de l'organisation: L'Association est une organisation non gouvernementale internationale agissant en République tchèque et sur le territoire d'autres pays/groupe de pays conformément à leur ordre juridique.
2. Buts de l'activité de l'Association
a) favoriser et développer les études canadiennes (c.-à-d. les études ayant trait au Canada) dans les pays de la région de l'Europe Centrale, en l'occurrence la République tchèque, la Slovaquie, la Hongrie, la Slovénie, la Croatie, la Serbie, Monténégro, Bosnie-Herzégovine, Roumanie et Bulgarie (ci-après « la région ») ;
b) développer la coopération régionale dans le cadre de ces études et s'efforcer d'élargir la coopération active avec les organisations s'occupant des études canadiennes dans les autres pays
2.2. A cette fin, l'Association:
a) organisera les conférences et d'autres réunions des membres au moins une fois tous les 3 ans
b) tiendra les pages web et publiera régulièrement la revue
c) développera les programmes favorisant l'essor des études canadiennes dans la région
d) renouera et approfondira la coopération avec les organismes d'orientation similaire agissant en République tchèque, dans la région de l'Europe Centrale ou ailleurs
3. Qualité de membre
3.2. L'Association est fondée sur le principe du volontariat, le membre de l'Association peut être aussi membre d'autres associations professionnelles, groupements et sociétés.
3.3. La qualité de membre de l'Association s'établit par l'enregistrement de la demande d'admission et le versement de la cotisation fixée par l'Assemblée générale de l'Association.
3.4. La qualité de membre dans l'Association cesse ou s'éteint:
a) en vertu de la notification écrite du membre remise au Comité exécutif de l'Association
b) par la radiation du membre en raison du non-respect de ses obligations de membre résultant des Statuts de l'Association ou par la délibération de l'Assemblée générale de l'Association, étant entendu que la radiation est décidée par le Comité exécutif de l'Association
c) suite au décès du membre
d) suite à la dissolution de l'Association
4. Principaux droits et obligations des membres de l'Association
a) participer aux activités organisées par l'Association
b) élire et être élu dans les organes de l'Association
c) contribuer au contenu des activités de l'Association par ses opinions et ses remarques
a) verser la cotisation de membre au montant et dans le délai fixé par l'Assemblée générale
b) participer aux activités organisées par l'Association
c) veiller à ne pas nuire à la réputation de l'Association et contribuer à la réalisation des objectifs, pour lesquels l'Association a été fondée
5. Organes de l'Association et sa structure
5.2. Bureau consultatif
5.3. Comité exécutif
5.4. Président de l'Association
6. Assemblée générale
6.4. La réunion de l'Assemblée générale sera dirigée par le président de l'Association ou en son absence par le vice-président.
6.5. Pour tout vote durant la session de l'Assemblée générale, les décisions sont prises par la majorité simple des voix, le président ne participant pas au vote. En cas du résultat indécis du vote, la voix du président est prépondérante.
6.6. Parmi ses membres, l'Assemblée générale élit 2 vérificateurs, qui réaliseront au moins une fois par an le contrôle de la comptabilité de l'Association et présenteront à l'Assemblée générale le rapport concernant la vérification de la gestion. Les vérificateurs ne peuvent pas être élus parmi les membres du Comité exécutif.
7. Bureau consultatif
7.2 Le Bureau consultatif se compose du président de l'Association et d'un représentant pour chaque section dans la région (appelée section nationale/multinationale) sous la condition que chaque pays/groupe de pays, pour être représenté au Conseil consultatif, doit avoir au moins sept membres intégrés dans l'enseignement ou dans la recherche d'études canadiennes et cotisant régulièrement. Le quorum est formé par la majorité des représentants des sections.
7.3. Les membres régulièrement enregistrés de chaque section décident du mode du choix ou de l'élection de leur représentant au Bureau consultatif.
7.4. Les membres du Bureau consultatif sont élus dans leur fonction pour une période de trois ans. Il est possible de renouveler leur mandat. Chaque section décide, si son représentant au Bureau consultatif exercera sa fonction pour une période dépassant trois ans.
7.5. Si le représentant d'une section ne peut pas assumer sa fonction pour toute la période de son mandat, la section nationale/multinatinale concernée désignera son nouveau représentant au poste vacant selon le mode usuel de la section et qui respecte le droit de vote de ses membres réguliers.
7.6. A la demande d'un tiers des membres de la section nationale/multinationale qui a son représentant au Bureau consultatif, la section peut décider du remplacement de son représentant en fonction du vote des membres réguliers.
7.7. Le Bureau consultatif se réunit au moins une fois par an, le président du Comité exécutif décide du lieu et de l'heure de la tenue de ladite réunion. La tenue de la réunion sera notifiée à tout membre du Bureau consultatif deux mois avant la date de la session. Les membres du Comité exécutif ont le droit de participer à la réunion du Bureau consultatif, sans le droit de vote.
7.8 Le Bureau consultatif décide de l'adhésion éventuelle d'une nouvelle section nationale/ multinationale.
8. Comité exécutif
8.2 Le président de l'Association et les trois autres membres réguliers sont élus par l'Assemblée générale de l'Association. Chacun d'eux doit provenir d'une section différente. Chaque section nationale/multinationale composée des membres réguliers peut proposer un candidat au poste au sein du Comité exécutif. La candidature doit être déposée deux mois avant la session de l'Assemblée générale, au cours de laquelle a lieu l'élection du nouveau Comité exécutif. La modalité du choix du candidat dépend de chaque section nationale/multinationale.
8.3. Quatre membres élus du nouveau Comité exécutif élisent parmi eux le vice-président, le secrétaire et le trésorier. Le président de l'Association occupera la fonction du président du Comité exécutif.
8.4. Le Comité exécutif désigne le rédacteur de la Revue d'études canadiennes en Europe Centrale
8.5. Tous les membres du Comité exécutif seront établis dans leur fonction pour une période de trois ans et peuvent solliciter le renouvellement de leur mandat.
8.6. Si un poste se libère au sein du Comité exécutif avant l'expiration du mandat d'un membres, la section nationale/multinationale de ce membre choisira un nouveau membre parmi les membres réguliers de la section. En ce qui concerne le rédacteur de la Revue d'études canadiennes en Europe Centrale, c'est le Comité exécutif, qui désigne le nouveau rédacteur.
8.7. Le secrétaire assurera les procès-verbaux des réunions et tiendra à jour la liste des membres, le trésorier assurera la tenue de la comptabilité.
8.8. Le Comité exécutif se réunit selon les besoins, au moins une fois par an. Le quorom est formé par trois membres du Comité.
8.9. Le Comité exécutif a notamment pour mission de:
a) préparer le rapport pour l'Assemblée générale concernant les activités de l'Association
b) élaborer le projet du budget annuel
c) assurer la gestion de l'Association
9. Section nationale/multinationale
9.2. Dans les compétences de chaque section nationale/multinationale il y a l'organisation des conférences, des réunions, des séminaires, des conférences et d'autres activités dans le cadre d'études canadiennes.
9.3. Les sections nationales/multinationales informeront le Comité exécutif de toutes leurs activités, et ce par l'intermédiaire du membre délégué par la majorité des membres de la section nationale/multinationale.
9.4. Le fonctionnement de la section nationale/multinationale sera traité par le règlement interne issu de ces Statuts, dont le contenu et l'adoption seront décidés par le vote des membres de la section. L'adoption d'un tel règlement requiert la majorité simple des voix des membres de chaque section nationale/multinationale.
10. Création et dissolution de l'Association
10.2. L'Assemblée générale décide de la dissolution de l'Association, et ce par la majorité de deux tiers de tous les membres présents. Les membres peuvent assister à sa dissolution volontaire ou à sa fusion avec une autre association. Si l'Assemblée générale décide de la dissolution de l'Association, le Comité exécutif nomme un liquidateur, qui réalisera la liquidation conformément aux lois spéciales.
10.3. L'Association peut aussi être dissoute en vertu d'une décision exécutoire du Ministère concernant le retrait de l'autorisation. Ensuite, le liquidateur nommé par le Ministère réalisera la liquidation.
11. Gestion de l'Association
11.2. La gestion de l'Association est assurée par le trésorier, et ce conformément aux lois et règlements en vigueur. Son obligation est entre autres d'informer régulièrement le Comité exécutif de l'état de la comptabilité.
12. Dispositions finales
12.2. Les Statuts sont rédigés en langue tchèque, en cinq pages, ils sont également rédigés en langues anglaise et française pour les besoins des sections nationales/multinationales.
